Tien jaar geleden was het voor veel bedrijven voldoende om een website met een beetje informatie en een contactpagina in de lucht te hebben. Tegenwoordig ligt dat net even anders. We merken dat er steeds meer maatwerk gevraagd wordt, zoals intranet-omgevingen, API-koppelingen en complexe formulieren. Voor de Stadskerk ontwikkelden we onlangs een systeem voor ticketverkoop via de website. Bezoekers kunnen betalen met iDEAL en tijdens het evenement inchecken met een QR-code die ze via e-mail hebben ontvangen.
In 2015 ontwikkelden we de website voor De Stadskerk. Sindsdien doen we regelmatig onderhoud of aanpassingen, zoals het toevoegen van nieuwe functionaliteiten. Afgelopen januari kregen we van Elisa, hoofd communicatie bij De Stadskerk, de vraag of wij iets kunnen verzinnen om het proces van inschrijven en het verwerken van aanmeldingen bij evenementen soepeler te laten verlopen. Natuurlijk kunnen we dat!
Evenementen in De Stadskerk
De Stadskerk organiseert regelmatig evenementen waarvoor bezoekers zich moeten aanmelden. Soms zijn deze evenementen gratis, soms moet er een toegangsprijs betaald worden. Aanmelden en betalen met iDEAL was al mogelijk via de website, maar de financiële afhandeling en de registratie tijdens het evenement verliepen alles behalve gestroomlijnd.
De voornaamste wens van De Stadskerk: de registratie of ticketcontrole tijdens het evenement eenvoudiger maken zodat bezoekers gestroomlijnder naar binnen gelaten kunnen worden.
Daarnaast bestond de wens om de iDEAL-betalingen beter te laten aansluiten op de administratie en om bezoekers de mogelijkheid te geven voor meerdere personen tegelijk te boeken. Oh en het eerstvolgende evenement is over 6 weken, dus enige haast is geboden…
We kwamen al snel tot de conclusie dat er gewerkt zou moeten worden met QR-codes voor het controleren van de tickets. Deze QR-codes zouden automatisch aangemaakt en verzonden moeten worden na betaling. Dit soort functionaliteit is veelvuldig beschikbaar in combinatie met webshops en evenementplatformen, maar dat zou betekenen dat we het bestaande aanmeldsysteem zouden moeten vervangen.
Na een stevige brainstormsessie besloten we dat we de registratie tijdens het evenement kunnen koppelen aan de aanmeldingen die in de website opgeslagen zijn.
Op deze manier gebruiken we het bestaande systeem om te controleren of iemand is aangemeld én om te registreren of deze persoon tijdens het evenement al binnen is. Bovendien hoeven we de manier van aanmelden niet overhoop te gooien.
We deden een onderzoek naar de (on)mogelijkheden en kwamen tot de volgende oplossing:
- Bezoekers melden zich aan middels een formulier op de website
- Tijdens het aanmelden kunnen meerdere personen tegelijk aangemeld worden
- Aan dit formulier wordt de mogelijkheid om te betalen met iDEAL gekoppeld
- De iDEAL-betaling wordt automatisch verwerkt en beter geregistreerd zodat het aansluit op de administratie
- De aanmelding wordt in de website opgeslagen met een uniek ID
- Na een geslaagde iDEAL-betaling ontvangt de bezoeker een toegangsbewijs in de mail
- Het toegangsbewijs bevat een een QR-code waarin het unieke ID is opgeslagen
Tijdens het evenement moet het volgende proces worden doorlopen:
- De QR-code wordt gescand door één van de controleurs bij de ingang van het evenement
- De QR-code bevat een link naar een unieke incheck-pagina op de website
- Deze incheck-pagina is gekoppeld aan de oorspronkelijke aanmelding die opgeslagen is in de website
- Op deze pagina staat een formulier met één of meerdere toggles waarmee alle bezoekers binnen één aanmelding apart ingecheckt kunnen worden
- De oorspronkelijke aanmelding in de website wordt bijgewerkt met de informatie welke bezoekers zijn ingecheckt
Binnen een week is het ticketsysteem klaar om getest te worden, en na nog een week testen ontvangen de eerste bezoekers hun e-ticket met QR-code. Op zaterdag 16 maart 2019 is het dan zover: bijna 1.000 vrouwen verzamelen zich bij de ingang van De Stadskerk, gewapend met een QR-code als toegangsbewijs voor het GRACE-event.
Dit is het eerste evenement waarin de nieuw ontwikkelde functionaliteit in de praktijk wordt gebruikt. Het aanmelden en versturen van de QR-codes is goed gegaan, maar zal het incheck-proces ook soepel verlopen? Tijdens het registeren wordt duidelijk dat het inchecken met QR-code soepel en vlot verloopt en al snel is de zaal gevuld.
We zijn blij dat we deze mooie maatwerkklus snel en succesvol konden uitvoeren!
“Ben jij nou ook op zoek naar een oplossing om het registreren, betalen en inchecken bij evenementen beter te laten verlopen? Wil je iDEAL-betalingen mogelijk maken op je website of ben je benieuwd wat je allemaal met QR-codes kunt doen? Neem contact op met Theo om de mogelijkheden door te spreken!